Privacyreglement

Vereniging van Apeldoornse Amateur Cineasten

Documentbeheer
Versie: 1
Aantal pagina’s: 7
Status: definitief
Datum laatste aanpassing: 17 april 2018
Datum laatste goedkeuring: 24 april 2018
Datum publicatie: 25 april 2018
Eigenaar: Bestuur VAAC
Beheerder: Secretaris VAAC

Algemeen
Het bestuur van de VAAC hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens, die door de VAAC worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd.
De VAAC is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van betrokkenen.
Dit Privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de VAAC.
Voor vragen over dit Reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de VAAC met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen via het contactformulier, dat u vindt op het internet op www.vaacweb.nl.

Website
De VAAC is aangesloten bij de NOVA.
De VAAC deelt uit hoofde van een statutaire plicht persoonsgegevens met de NOVA Midden-Nederland en de NOVA via de NOVA-website. Het privacyreglement van de NOVA is hierop van toepassing.
De webmaster van de VAAC is verantwoordelijk voor deze website.
De website van de VAAC is www.vaacweb.nl.

Doel van het privacyreglement
Dit privacyreglement is een verdieping van het privacy beleid, dat is vastgesteld door het bestuur van de VAAC en beschrijft hoe VAAC omgaat met de privacy van betrokkenen.
Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van de VAAC.
Dit privacyreglement beschrijft de verwerking van persoonsgegevens door de VAAC, de doeleinden van de gegevensverwerking door de VAAC, het gebruik van ‘cookies’ op deze website en hoe u uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen.
Als u deze website bezoekt of lid bent van VAAC, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert de VAAC uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacy beleid zoals deze door de VAAC zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens.

Begrippen

In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.
De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);
Het privacyreglement: dit reglement;
Verantwoordelijke: De VAAC;
Beheerder: de secretaris van de VAAC;
Webmaster: de webmaster van de VAAC, die de website beheert.
Verwerker: De vereniging, die persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Hiermee worden de NOVA Midden-Nederland en de NOVA bedoeld, die gebruik maken van persoonsgegevens, die door de VAAC zijn gedeeld via de NOVA-ledenadministratie;
Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
Gebruiker: De functionaris die bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen; Hiermee worden de clubsecretaris van de VAAC, de regiosecretaris van NOVA Midden-Nederland en de NOVA-secretaris bedoeld;
Derden: personen en instanties buiten de VAAC;
Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest verwerkt dus persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);
Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
Leden: Hiermee worden de leden van de VAAC bedoeld;
Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.
NOVA-ledenadministratie. De toepassing op de NOVA-website en regiowebsites, waarmee de persoonsgegevens van de leden worden verwerkt.

Doeleinden
De VAAC verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit privacyreglement. (Artikel 5 AVG)
Dit zijn:

Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de VAAC, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor cursussen en filmfestivals;
Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de VAAC.
Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van VAAC.
Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
Het verzenden van informatie aan betrokkenen over activiteiten en diensten van de VAAC en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door de VAAC, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;
Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.
Het beschikbaar stellen aan de leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals de barcommissie enz.

Rechtmatige grondslag

De VAAC verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)

Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was;
Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;
Voor de goede vervulling van de taak, die de VAAC vervult;
Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking.

Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een festival medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn persoonsgegevens te verstrekken.

Wijze van verwerking
De verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt.
Persoonsgegevens van leden worden uitsluitend verkregen van de betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.
Het nieuwe lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet in de NOVA-ledenadministratie bewaard.

Persoonsgegevens
De VAAC verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:

Leden van de VAAC;
personen die de VAAC om informatie of documentatie hebben verzocht;
personen met wie de VAAC een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

Leden worden geregistreerd via de NOVA-website door de clubadministrator, hierna te noemen gebruiker. Hiervoor geldt het NOVA privacyreglement.
In de overige gevallen vindt de verwerking plaats via het secretariaat van de VAAC.
De gebruiker voert de volgende verplichte gegevens in op de website van de NOVA:

Naam, gesplitst in voornaam, tussenvoegsel en achternaam
E-mailadres

De website voegt hier automatisch een lidnummer, de datum van registratie, de club en regio aan toe.

Lid sinds
Lidnummer
Club
Regio

De gebruiker kan, indien de betrokkene dit wenst, onderstaande gegevens toevoegen.

Geboortedatum
Geslacht
Adres
Postcode
Woonplaats
Telefoonnummer
Mobiel nummer
Website

Het lid krijgt een bevestiging via e-mail en kan daarna inloggen op zowel de NOVA- als regiowebsite. Op de NOVA-website kan hij in zijn profiel al deze gegevens toevoegen, verwijderen of wijzigen, behalve lidnummer, club en regio. Zie hiervoor het NOVA privacyreglement.

De persoonsgegevens van het lid worden binnen 3 maanden uit de NOVA-ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van de VAAC is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van de VAAC zijn beëindigd of de transactie met de VAAC is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.

Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens
De VAAC verstrekt geen persoonsgegevens aan derden met uitzondering van de NOVA Midden-Nederland en de NOVA. Eens per twee jaar worden lidnummer, naam, club, en regio door de NOVA gedeeld met een derde partij voor het vervaardigen van lidmaatschapskaarten.
Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de leden mogelijk toegang tot persoonsgegevens van leden, die een functie vervullen binnen de vereniging.
De gebruikers, die toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens, waarvan zij kennisnemen.
Persoonsgegevens van betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan Leden van de NOVA, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.

Beveiliging
De NOVA draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de NOVA-ledenadministratie, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
De VAAC draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van de VAAC en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Inloggegevens worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet.

Rechten van betrokkenen
De betrokkene heeft de volgende rechten:

Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de VAAC te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de VAAC om dit te corrigeren. Leden hebben toegang tot de eigen persoonsgegevens na inloggen op de NOVA-website, waar zij gegevens kunnen wijzigen en verwijderen.
Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de VAAC te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te (laten) verwijderen.
Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De VAAC zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Website van VAAC
De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen, die de VAAC heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van filmwedstrijden, gehuldigde personen enz. De VAAC maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de betrokkene. Deze informatie wordt zonder toestemming alleen gedeeld met de Leden van de VAAC en zijn alleen bereikbaar na inloggen.

Cookies
De websites van de NOVA en de regio’s, die onder het beheer van de NOVA vallen, gebruiken functionele cookies voor het inloggen op het ledengedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren van sessiegegevens. Zonder deze cookie werkt het inloggen niet. Het cookiebeleid valt onder het privacyreglement van de NOVA.
Op de website van de VAAC worden geen cookies gebruikt:
De overige cookies kunnen met een adblocker of browserinstellingen zonder problemen voor de werking van de website worden geblokkeerd. Dit zijn cookies van social media websites. Op het gebruik van social media websites zijn de betreffende voorwaarden van die social media dienst van toepassing. Het Privacyreglement van de VAAC is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social media diensten. De social media cookies zijn:

Door te klikken op de Facebook button wordt een trackingcookie geplaatst.
Google plaatst een googleapis cookie.
YouTube plaatst diverse cookies. De website van de VAAC bevat video’s, die via YouTube worden afgespeeld. Meer informatie over het privacy beleid van YouTube vind je op de YouTube website.

Private logging
Wanneer u een webformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging en kan ook het IP-adres zijn. Het beleid is het ip-adres niet vast te leggen.
Indien een gebruiker inlogt wordt de datum en tijd van inloggen vastgelegd. Alleen het laatste moment van inloggen blijft bewaard.

Links naar websites van derden
Op de website van de VAAC zijn links naar websites van derden te vinden, zoals andere filmclubs en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn persoonsgegevens. De VAAC is niet aansprakelijk voor de informatie die door derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

Datalek
Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.
Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).
De webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van de VAAC worden afdoende beveiligd.

Slotbepalingen
In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van de VAAC.
Wijzigingen in doel van de verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement.
Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.
Dit Privacyreglement is goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering van 24 april 2018 en is in werking getreden op 25 mei 2018.